Gmailのちょっと便利な使い方

従来の「受信箱」と「フォルダ」の代わりに「Inbox」と「Archive」、そして「Label」でメールを管理するGmail。もっと効率的な使い方がないものかと試行錯誤した結果、「ToDo」タグと「RIL（Read It Later）」タグをはじめてみた。

前提として受信トレイにはメールを残さない。すべてのメールはアーカイブするかゴミ箱に放り込む。そうすることでメール画面を開いた瞬間、大量のメールを見なくて済む。この開放感は一度はじめたら癖になる。もちろん、むやみやたらにメールをアーカイブしていってもそれは臭いものにフタをしているだけ。重要なメールも埋もれてしまう。そこで出番となるのが上記の二つのタグ。

例えば返信しないといけないけど今はちょっと手が離せない。通販で物を買ったはいいが代金をあとで銀行に振り込まないといけない。そんなメールには「ToDo」を貼り付ける。気になる情報が載っているメルマガや宿の予約確認メールなどあとで読みたいメールには「RIL」を貼り付ける。

ただせっかく重要なメールを区分けしてもそれが埋もれてしまっては意味がない。そこで仕上げにLabsの「Multiple Inboxes」で二つのタグを常に表示しておく。そうすれば本当に必要なメールが一瞥しただけでわかるのだ。あとは時間のあるときにこれらのタグのついたメールを処理していくだけ。

根本的な考え方はGTD。やるべきことがたくさんあること自体は苦じゃない。ただ何をすべきなのかがはっきりしないのが苦しいのだ。