幹事の出欠確認をなるべく簡単かつ確実にする方法を考えてみた

飲み会や旅行の幹事を引き受ける上でもっとも面倒なのがメンバーの出欠確認だったりします。楽しみにしてくれている人からはすぐに返信が返ってきますが、だいたいはもう一度催促しないと返ってきません。それを見越して早めに第一報を連絡し、ちょうどいい時期に第二報を連絡するという手段もありますが、やはり幹事としては一回で返事が欲しいもの。出欠確認のオンラインサービスもありますが、それはそれで設定が面倒だったり、そもそもURLを踏むのを躊躇する人もいます。

いかに簡単にメンバーから返信を頂戴するか。

そこで思いついたのがGmailの変形アドレスを使う方法。

ご存知のようにGmailはアドレスを変えられます。例えば「example@gmail.com」も「example+blog@gmail.com」も「example+twitter@gmail.com」も同じ所に届きます。

そこで飲み会や旅行の案内メールにこんなことを書いてみます。

参加できる人はこのアドレスに空メールを！
google+ok@gmail.com
参加できない人はこのアドレスに！
google+ng@gmail.com
少し考えさせて欲しい人！
google+wait@gmail.com

今のスマホならメール本文にメールアドレスがあればワンクリックでメール作成画面がポップアップし、そのまま送信を押してもらえれば2ステップで出欠を返信してもらえます。メールを送るだけなのでさほど抵抗もないはず。こちらもどのアドレスに届いたかでその人の出欠が確認できます。

ただし、この方法は日程が決まっている場合で、日程調整が必要な場合はたとえば「google+日付@gmail.com」などの工夫が必要です。

あとはメールを送るタイミングを工夫する。例えば平日より休日のほうが返信率が高いです。特に日曜の11時ごろ。

とまあ、幹事をよく引き受ける立場として、いろいろ工夫しているわけですよ。はい。幹事も大変なんです。だから皆さん、なるべく返信はしてあげましょう（布石）。